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集中して作業しているときに、電話がかかってきたり、話しかけられたりして作業が中断されることは、よくある話ではないでしょうか？
せっかく集中してリズムに乗っているときに、相手に邪魔されることがないよう、『仕事で邪魔されずに集中力を維持するための考え方』を解説します。
仕事で集中力を維持するにはリズムに乗ろう
ここで言う『リズムに乗る』とは、中断されることなく流れに乗って作業し続けることができることになります。
下記が『リズムに乗っている』事例になります。
- 気がついたら2時間ぶっ通しで作業していた（ゾーンに入った）
- 今まで行き詰まっていたところが、今日はトントン拍子で進むことができた
前者は『ゾーンに入った状態』で、流れに乗って作業していたら、ものすごく集中している状態になった例です。
後者は今まで悩んでて進まなかったのに、ひとつ解決したらリズムに乗ってトントン拍子で進んでいくことができた例です。
いずれも、中断されることなく流れに乗った結果、『リズムに乗る』ことができたのです。
リズムに乗れない『ノイズ』は排除する
リズムに乗っている・乗ろうとしているのに、それを邪魔してくる『ノイズ』は排除しましょう。
ここで言う『ノイズ』は、集中して作業しているところに邪魔が入ることです。
『ノイズ』は、下記のような事例になります。
- 資料を作っているときに、何度も電話がかかってきて作業が中断される
→電話というノイズ - キリの良いところまで作業を続けたいのに、同僚からランチに誘われてしまった
→誘いというノイズ - トントン拍子で進んでいた会議中に、関係のない話で議題が逸れてしまった
→関係のない話というノイズ
これらのノイズを排除することができれば、集中力を維持し続けることが可能になります。
どうすればノイズを排除してリズムに乗れる？
いくつかの事例から、ノイズを排除してリズムに乗る方法を解説します。
- 時間を決めて、類似タスクを分類する
- ランチの誘いなど、相手の時間で過ごさない
- 自分宛てにかかってきた電話は『後で掛け直す』か『メールにしてもらう』
時間を決めて、類似タスクを分類する
例えばメールチェック。
- 『メールが来たから、今やっている作業を止めてメールチェックして返信する』
上記では、リズムに乗れませんよね。
人によって一日に何十通もメールが来ますが、その度に作業を中断してメールチェックしていたら、作業が進まないのも当然です。
こういった類似タスクは、時間を決めて一度にまとめて消化しましょう。
どうすればいい？
メールチェックする時間を決めましょう。
例えば出勤時、午後の勤務開始時、3時の休憩後、今やっているタスクが終わった後などです。
ランチの誘いなど、相手の時間で過ごさない
『相手の時間』とは、相手が主導してコントロールしている時間（自分がコントロールできない時間）のことです。
相手の時間の例は下記になります。
- 作業中に質問される
- 作業中に自分宛てに電話がかかってくる
- 作業中に営業マンが訪れて営業トークをされる
などです。
この反対に、『自分の時間（自分自身でコントロールできている時間）』があります。
相手の時間というのは、自分の時間にとって『ノイズ』になることが多いです。
下記のような場合ですね。
- 『キリが良いところまで作業したいのに、ランチの誘いが来た』
上記は、自分の時間に、相手の時間が干渉してきた（ノイズが割り込んできた）例になります。
相手の都合で自分の時間が侵されてしまい、せっかくの集中力が乱されてしまいます。
どうすればいい？
こういった例では、ランチの誘いを丁重に断るのが手ですが、コミュニケーションにも関わります。
そもそもランチに誘われた時点でノイズが流れ込んできている（リズムが乱されている）ので、よくランチに行く間柄でしたら、リズムに乗る前にあらかじめ誘いを断るのが無難です。
そうすることで、誘われることなく作業に集中できるので、リズムに乗ることができます。
自分宛てにかかってきた電話は『後で掛け直す』か『メールにしてもらう』
下記のような、よくある事例があります。
- 『せっかく集中して仕事していたのに、電話がかかってきて作業が中断してしまった』
こちらも、『自分の時間』の中に、『相手の時間』が割り込んできた例になります。
自分宛てに電話がかかってきた時点でノイズが入り込んでいますが、ここで応対までしてしまうと、完全に相手の時間にコントロールされてしまいます。
どうすればいい？
こういう場合は、『後で掛け直す』や『メールで送ってくれ』のように伝えるのがベストです。
相手の時間の割り込みを最小限に留めましょう。
理想は電話に出ないことですが、さすがに信用問題などに関わりますので推奨しません。
リズムに乗る仕組み作りをしよう
下記は、リズムに乗れる仕組み作りの例になります。
- メールチェック・電話応対の時間帯を固定化する
- 同じような作業はマニュアル化や自動化する
- 打ち合わせや会議をする日を、曜日や時間で固定化する
- 単純作業は出社直後に片付ける（仕事の準備運動に使う）
メールチェック・電話応対の時間帯を固定化する
メールチェックや電話応対の時間帯を固定化することで、自分の時間（リズムに乗って）で仕事をすることができます。
また、メールの返信や電話応対する時間が固定化されていけば、相手も『この時間に電話すれば応対してくれる』など、相手が自分の時間に合わせてくれることもあります。
同じような作業はマニュアル化や自動化する
同じような仕事なのに、毎回1から（最初から）やっていては、効率も悪いですしリズムにも乗れません。
似たような作業はマニュアル化や自動化することで、リズムよく作業を進めることができます。
また、類似タスクは、どんどんリファイン（最適化）していくことが大切です。
打ち合わせや会議をする日を、曜日や時間で固定化する
打ち合わせや会議をすることが多い人は、曜日や時間で固定化しましょう。
『今日は打ち合わせの日』と決めておくことで、タスクにメリハリができて、効率よく段取りができるようになります。
もちろん相手の都合もありますので調整が必要になりますが、可能な限り相手の時間で仕事をしないことが、リズムに乗るために重要なことになります。
単純作業は出社直後に片付ける（仕事の準備運動に使う）
どんなアスリートでも、準備運動は欠かさずしっかりと行います。
怪我防止のためだけでなく、自身のパフォーマンスを高めることができるからです。
それと同様に、仕事でも自身のパフォーマンスを高めるために、単純作業などで脳の準備運動を行いましょう。
単純作業は、出社直後のタイミングで片付けてしまうのがベストです。
夕方以降に発生した単純作業は、翌日の出社のタイミングに遅らせるのも手ですね。
【結論】リズムに乗るためには、自分の時間で仕事をしよう
結論としては、リズムに乗る（集中力を維持して作業し続ける）ためには、『自分の時間』で仕事をすることが重要になります。
せっかく集中している状態なのに、相手の時間に干渉されては、リズムに乗ることは難しいです。
可能な限り、自分の時間で仕事をコントロールできるようにしていきましょう。
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［記事を書いた人］タストテン
横浜歴30年以上の横浜大好きブロガー。
ブログ開設1年で年間390万PVを達成。
当ブログ（P+arts：パーツ）では、実体験を基に『暮らしや仕事に役立つライフハックと雑学』を発信しています。
生活の一部として役立てることができれば幸いです。
