業務効率化で個人が改善できるアイデア10選【定時で帰りたい人へ】

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『業務効率化で定時で帰れるようになりたい!個人が改善できる方法ってない?』

毎日が残業ばかりですと、なんとしてでも定時で帰りたいですよね!

定時で帰るためにできることのうち、個人でも改善できるのが『業務効率化』です。

そこで今回は、個人でも改善できる業務効率化のアイデアについて紹介していきます。

定時で帰りたい人は、ぜひご一読いただけると幸いです。

※仕事ができる人に貼りたいという人に読んで欲しい記事をまとめましたので、『『仕事ができる人になりたい!』という人に読んでほしい記事まとめ』も併せて読んでみてください。

業務効率化で個人が改善できるアイデア10選【今日からできるコツ】

業務効率化で個人が改善できる10つのアイデア【今日からできるコツ】

業務効率化で個人が改善できるアイデアを下記にまとめました。

すべて『今日からできる』コツなので、ぜひ試してみてください。

  • 夕方の時点で、翌日の業務を把握する
  • 今日行うすべての業務を出勤時に確認する
  • 業務をリスト化する
  • 業務の優先順位を決める
  • よく行う業務はマニュアルを作成したりテンプレート化する
  • ダブルチェックを徹底する(確認を怠らない)
  • ホウレンソウ(報告・連絡・相談)を徹底する
  • メールチェックや雑務は決まった時間に行う(ルーティン化)
  • 悩む時間を決める
  • ポモドーロ・テクニックを取り入れる

それぞれ解説しますね。

【業務効率化:1】夕方の時点で、翌日の業務を把握する

【業務効率化:1】夕方の時点で、翌日の業務を把握する

夕方になってくると、『その日どこまで作業できるのか』をおおよそ把握できると思います。
把握した上で、

  • 定時で終われるのか
  • 残業するのか
  • 翌日に持ち越すのか(定時 or 残業したうえで)

上記を判断しますよね。

なので、この夕方の時点で、翌日の業務をある程度把握しておくのが望ましいのです。

なぜなら、翌日の業務を把握していないのに今日の業務を持ち越したら、翌日の業務に支障が出るかもしれないからですね。

今日の作業を明日に持ち越す→持ち越した作業をこなした結果、その日の本来の作業が終わらずまた持ち越す→…

という感じで、仕事をする上でやってはいけない、作業の先延ばしが慢性化する恐れがあるのです。

そうならないためにも、翌日の業務をある程度把握して、

  • 定時で終われるのか
  • 残業するのか
  • 翌日に持ち越すのか(定時 or 残業したうえで)

上記を判断する必要があるのです。

作業の先延ばしを慢性化させるのは、仕事の上では厳禁です。

先延ばしが慢性化した結果、納期前で作業が終わらずにデスマーチを行ったり、まともなチェックもできないまま納品するといった事態を引き起こしてしまうのですね。

そのため、夕方までには、翌日の業務をある程度把握しておきましょう。

※夕方になると仕事で疲れる人は『夕方になると眠くなる人におすすめの対処法3選【仕事疲れた】』も併せて読んでみてください。

【業務効率化:2】今日行うすべての業務を出勤時に確認する

【業務効率化:2】今日行うすべての業務を出勤時に確認する

今日行うすべての作業を、出勤した時にきちんと確認しましょう。

  • 業務の作業量
    →どれぐらいの量なのか、ひとりでやりきれるのか、今日中に終わる業務なのかなど
  • 業務の重要度
    →先にやっておくべきか、クライアントに問い合わせておくべき点が含まれているのかなど
  • 業務を効率化できるかどうか
    →よく行う業務なのか、マニュアル化やテンプレート化してあるものなのかなど

上記を確認したうえで、下記を行いましょう。

  • 業務をリスト化する
  • 業務の優先順位を決める
  • よく行う業務はマニュアルを作成したりテンプレート化する

※上記についての詳細は後述します

このようにして、今日終わる作業量なのか、重要な業務はどれぐらいあるのか、効率化できるものがあるのかどうかを判断して、作業を振り分けていくようにしていきましょう。

【業務効率化:3】業務をリスト化する

【業務効率化:3】業務をリスト化する

今日行う作業を把握したら、『業務をリスト化』しましょう。

業務のリスト化は、作業を箇条書きなどで並べるということです。

業務をリスト化することで、今日やるべきことが『見える』ようになり、完了後にチェックを入れて把握することができます。

その日の業務中に突発的なタスクが舞い込んでくることも多いと思いますので、そういった追加の作業も考慮に入れて、『予備の時間』もリストの中に設定しておくことをおすすめします。

【業務効率化:4】業務の優先順位を決める

【業務効率化:4】業務の優先順位を決める

前の項で『業務をリスト化』したら、そのリスト内で業務の優先順位を決めましょう。

優先順位の決め方は、重要度が高いものから順に行うように設定してください。

※重要度が高い業務の例:納期が迫っているもの、クライアントに早期確認が必要なもの、作業後に他の人に渡す作業など

なぜなら、突発的なタスクが発生した時に重要度が高い作業を後に置くと、スケジュールに大きな影響を与えてしまうからですね。

先に重要な作業を終わらせておくことで、突発的なタスクが舞い込んできても対応しやすくなります。

そのため、業務の優先順位は重要度が高いものから順に行うようにしましょう。

【業務効率化:5】よく行う業務はマニュアルを作成したりテンプレート化する

【業務効率化:5】よく行う業務はマニュアルを作成したりテンプレート化する

よく行う業務は、マニュアルを作成したりテンプレート化していきましょう。

例を挙げると下記になります。

  • マニュアル化
    →ヒューマンエラーの恐れがある作業をマニュアル化してミスを防ぐ、不要な確認や戻り作業の軽減など
  • テンプレート化
    →資料作成やメールの定型文、業務の一連の流れなど

マニュアル化しておくことで、作業するたびに『どうすればいい?』と悩むこともなくなり、ミスが激減します。

テンプレート化することで、作業が大幅に効率化でき、時間短縮やミスの激減につながります。

このように、よく行う業務のマニュアル化やテンプレート化は必須といえますので、ちょっとしたことでも徹底しましょう。

【業務効率化:6】ダブルチェックを徹底する(確認を怠らない)

【業務効率化:6】ダブルチェックを徹底する(確認を怠らない)

どんなに忙しくても、ダブルチェックを徹底しましょう。

ダブルチェックによる確認をきちんと行わないと、ヒューマンエラーにつながります。

ミスをすることで、その補填作業のために戻り作業や修正をすると行った、よけいな時間を浪費することになってしまい、非効率です。

最悪の場合、納期に間に合わなかったり、ミスを見逃してクライアントの信頼を失いかねません。

忙しいときほど、ダブルチェックを意識してみてください。

【業務効率化:7】ホウレンソウ(報告・連絡・相談)を徹底する

【業務効率化:7】ホウレンソウ(報告・連絡・相談)を徹底する

ホウレンソウ(報告・連絡・相談)の徹底も、業務効率化に欠かせません。

  • 報告
    →進捗を報告したり、業務についてできる or できないをハッキリさせる
  • 連絡
    →クライアントに知らせる、事実を伝える、問題があれば具体的に説明する
  • 相談
    →自分で勝手に判断しないで相談する、意見を求める、打ち合わせをする

ホウレンソウは仕事をするうえで前提であり、徹底する必要があります。

仕事は、基本的にひとりで行うものではありませんので、自分勝手に判断して業務を行ってミスをしたり迷惑をかける事のないよう、ホウレンソウを行ってくようにしましょう。

【業務効率化:8】メールチェックや雑務は決まった時間に行う(ルーティン化)

【業務効率化:8】メールチェックや雑務は決まった時間に行う(ルーティン化)

メールチェックや雑務は、決まった時間に行うのがおすすめです。

よく、メールが来るたびに作業を中断してメールを確認して返信する人がいますが、たいへん非効率です。

例えば1日に30通ぐらいメールが来る場合、来るたびにいちいちチェックしていたら作業が進まないのは当然ですよね。

せめて、今行っている作業を終わらせてから(一段落ついてから)返信を行うべきです。

これは集中力にも関わることですし、作業途中で別の作業を行うことでミスに繋がる恐れもあるからですね。

メールチェックや雑務を行う時間は、1日◯回、◯時に行うという感じで決めておき、ルーティン化してしまいましょう

1日に来るメールの量にもよりますが、1日3回、出勤時・昼休憩後・16時辺りといった感じで決めておくのがおすすめです。

【業務効率化:9】悩む時間を決める

【業務効率化:9】悩む時間を決める

悩む時間を決めていますか?

わからないことがあってネットで調べ物をしていたら、気がつけば1時間経過していた…なんてことも、一度はあると思います。

悩みは時間を決めて、その時間内で解決できなければわかる人に相談するようにしましょう。

ひとりで悩んでいても、思考のループに陥りやすくなります。

目安として、10分悩んだら相談するのがおすすめです。

『悩む→解決案が思いつかない→焦る→うまくいかない→悩む・・・』といった負のループに陥らないためにも、ホウレンソウを徹底しましょう。

※詳しくは『仕事の悩みを10分でやめる方法とは?負のループに陥る前に悩みを解消しよう』でも解説しています。

【業務効率化:10】ポモドーロ・テクニックを取り入れる

【業務効率化:10】ポモドーロ・テクニックを取り入れる

ポモドーロ・テクニックとは、短時間の集中作業と小休憩をくり返して作業効率を高める、時間管理術のことをいいます。

人の集中力は30分〜50分ぐらいしか持続しないため、こまめに休憩をはさみながら行わないと、作業効率の低下に繋がってしまいます。

ポモドーロ・テクニックは、『短時間に集中的に作業をして、短い休憩を挟む・・・』これを何度も繰り返し行います。

25分間の集中作業→5分休憩→25分間の集中作業→5分休憩・・・と、反復的に短時間の作業と休憩を行うことで、『必要な時に高い集中力を発揮させる』という効果があります。

ダラダラと作業を行うより断然効果がありますので、業務に取り入れてみることをおすすめします。

誰でも、いつでも、どこでもできる、簡単かつ効率の良い集中力アップテクニックこそ、『ポモドーロテクニック』なのです。

※ポモドーロ・テクニックについての詳細は『ポモドーロテクニックの効果とは?休憩を挟んで勉強の集中力アップします』を併せて読んでみてください。

【まとめ】定時で帰りたい人は業務効率化を徹底しよう

【まとめ】定時で帰りたい人は業務効率化を徹底しよう

知らず知らずのうちに非効率なことをしたり、よけいな時間を使っていることもあると思います。

業務効率化は意識して行わないと疎かになりやすいので、徹底するようにしてください。

業務効率化を図り、定時で帰りましょう!

個人で改善できる、業務効率化を下記にまとめましたので、参考になれば幸いです。

業務効率化で個人が改善できる10つのアイデア【今日からできるコツ】

  • 夕方の時点で、翌日の業務を把握する
  • 今日行うすべての業務を出勤時に確認する
  • 業務をリスト化する
  • 業務の優先順位を決める
  • よく行う業務はマニュアルを作成したりテンプレート化する
  • ダブルチェックを徹底する(確認を怠らない)
  • ホウレンソウ(報告・連絡・相談)を徹底する
  • メールチェックや雑務は決まった時間に行う(ルーティン化)
  • 悩む時間を決める
  • ポモドーロ・テクニックを取り入れる

※仕事ができる人に貼りたいという人に読んで欲しい記事をまとめましたので、『『仕事ができる人になりたい!』という人に読んでほしい記事まとめ』も併せて読んでみてください。

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プロフィール

[記事を書いた人]タストテン

横浜育ちの"ハマ"っ子。
1日を充実するために早起きをして朝活に取り組んでいます。
文章を書くのが好きで、他にも本を読んだり美味しいものを食べたり、クロスバイクでサイクリングしたり、飼っている猫をモフったりするのが生きがいです。

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