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仕事効率が悪い人の改善方法まとめ!【残業を減らしたい人へ】

[最終更新日]

仕事効率が悪い人の改善方法まとめ!【残業を減らしたい人へ】

こんにちは、タストテンです。

  • 『仕事効率が悪くて、残業しないと納期に間に合わない』
  • 『作業タスクが多くて混乱してしまい、何から手をつけていいかわからない』
  • 『仕事へのやる気はあるけど、やる気が空回りしてしまってうまくいかない』

このような悩みを持っていませんか?

僕も仕事ができずに悩んでいた時期があり、周りの人と比べて圧倒的に作業効率が悪いことに気がつきました。

今回はその時の経験をもとにして、『仕事効率が悪い人に向けた改善方法』をまとめて解説していきます。

仕事効率が悪いと悩んでいる人の参考になれば幸いです。

仕事ができず、仕事効率も悪かった僕でもできたことなので、誰でもできます。

こんな悩みに答えます

  • 仕事効率が悪くて作業が終わらず、残業ばかりしている
  • どうすれば作業効率が上がるのかわからない
  • 作業タスクが多くて混乱してしまい、何から手をつけていいかわからない
  • 何が原因で作業効率が悪いのかわかっていない

できるようになる事

  • 仕事への取り組み方や考え方が身につく
  • 仕事のタスク管理を見直すことができる
  • 仕事効率を高めることができる

注意事項

仕事効率が悪い人の改善方法まとめ。誰でも出来ます

仕事効率が悪い人の改善方法をまとめました。

この『仕事効率が悪い人の改善方法まとめ』は、僕の経験をもとに書いており、可能な限り要点を絞ってまとめました。

基本的にここに載せている方法は、『誰でもできる』内容にしてあります。

仕事ができない、作業効率を考えたことすらなかった僕でもこの方法で改善できたので、誰でもきっとできます。

仕事効率が悪い人の改善方法まとめ

仕事への取り組み方や考え方(マインド)

  • 自信を持つ
  • 完璧主義にならない
  • 失敗やリスクを恐れるなら、それをすべて書き出す習慣を身につける
  • 自分の時間を持つ、相手に時間を奪われないようにする
  • 悩みすぎない
  • 適度に休憩を入れたり、手を抜く

仕事のタスク管理を見直す

  • 仕事の全体像を把握する
  • 出社したら、何よりもまず今日の目標を設定する
  • 今日の目標を達成するための作業計画を立てる
  • 計画は必ず余裕を持たせる
  • タスク管理はツールなどでリスト化して並べる

作業効率を高める

  • ポモドーロ・テクニックでタイムマネジメントをする
  • 午前中に重要なタスクをこなす
  • メールチェックや雑務は時間を決めてまとめてこなす
  • 慣れない業務は作業に入る前に情報収集をする
  • 夕方は単純作業や雑務をこなすのがおすすめ
  • 仕事内容と仕事場周りを整理整頓する
  • 同じような作業は仕組み化して時間短縮とミスを軽減させる

それぞれ解説していきますね。

【仕事効率の改善方法】仕事への取り組み方や考え方(マインド)

まずは仕事への取り組み方や考え方(マインド)について解説していきます。

やる気があるけどうまくいかない人は、仕事の方向性(考え方)がズレている可能性があります。

自信を持つ

自分の仕事に自信が持てない人は、自信を持ちましょう。

自信がないと、『失敗が恐い、この作業はこれで正しいのだろうか?』など、常に不安が付きまとってしまい、確認が増え、作業に遅れが生じてきます。

自信を持って堂々と仕事をすることで、自ずと結果も出てきますよ。

完璧主義にならない

完璧主義者の人には申し訳ないですが、完璧主義は作業効率に悪いです。

僕も最初そうだったのですが、『ミスひとつなくタスクを完璧にこなそう』と考えていたら、下記のようなことに陥りました。

  1. タスクを始めるまでが圧倒的に遅くなる
  2. 作業途中も、その都度正しいかどうか確認しまくるので、さらに遅くなる
  3. 作業途中にタスク内容が変更になって、また計画を練り直すのに多大な時間をかけてしまう
  4. 終わってみると結局ミスってた箇所があり、戻り作業が発生する

こんな感じでした。

何が言いたいのかというと、どんなにミスなく完璧にこなそうとしても、人間なので絶対にミスることがあります。

大切なのは『絶対にミスしないこと』ではなく、『ミスを適切にリカバリーすること』です。

ミスを恐れて最初から徹底的に対策をしていこうとすれば、遅くなるのも当然です。

さらに、途中でタスク内容が変更になったり方向転換したら、その時点でアウト。また時間をかけて、最初から計画を練り直す羽目になります。

ミスをすることもあると受け入れて、『ミスをした時にどう対応すべきか』を考えていくことが大切です。

常に完璧に仕事をこなすのは、ぶっちゃけ不可能なので。

失敗やリスクを恐れるなら、それをすべて書き出す習慣を身につける

失敗した時のことやリスクを恐れるなら、そう思う理由を一度すべて書き出してみましょう。

書き出すことで、頭の中の恐れていること・不安を可視化(具体化)することができます。その上で、『どうすべきか』という思考に導きましょう。

失敗やリスクを恐れているだけでは何も始まりませんし、前に進むことができません。

頭の中のモヤモヤを解消しつつ、失敗やリスクをどうすべきか考え、行動していきましょう。

自分の時間を持つ、相手に時間を奪われないようにする

自分の時間で仕事をしましょう。

ここで言う『自分の時間』とは、相手に邪魔されない、自分の意思で過ごす時間のことです。

例えば下記の例は、相手に邪魔され、自分の時間を過ごせていない状態になります。

  • 自分あてに電話がかかってきて、作業が中断された
  • 集中して作業していたところ、同僚からランチの誘いを受け、作業を中断した

せっかく集中していたのに中断することになってしまい、作業効率に大きな影響を及ぼしてしまいます。

このような場合は、下記のようにするのが良いかもしれません。

  • 自分あてに電話がかかってきて、作業が中断された
    →あとでかけ直したり、メールにしてもらう
  • 集中して作業していたところ、同僚からランチの誘いを受け、作業を中断した
    →事前にランチの誘いを断っておくか、誘われても断る勇気を持つ

この内容については『仕事で集中力を維持するにはリズムに乗ろう【自分の時間で仕事する】』でも詳しく書いていますので、興味があれば読んでみてください。

また、堀江貴文氏の『多動力』も参考になりますので、まだ読んたことがない方はぜひ読んでみてください。

悩みすぎない

悩むこと自体はいけないことではありません。問題なのは、『悩みすぎること』です。

悩んですぐに解決できるなら良いのですが、答えの出ない悩みを延々と考えていては時間の無駄です。

悩むなら時間を区切って、それを超えたら質問するようにすると、無駄に考えすぎなくてすみます。

【補足】質問の内容を明確にしよう

補足ですが、質問するときは主に下記のことを意識して伝えましょう。

  • 何がわからないのか、要点を明確に伝える
  • 自分はこう考えた・試したけどうまくいかなかったという状況説明をする

このような質問方法をすることで、回答する側に明確に意図が伝わります。

さらに、『自分の考えた・試した』点も付け加えることで、そこから解決へのヒントを導けるかもしれません。

何が言いたいのかというと、漠然とした質問では回答のしようがなく、回答してもすでに試したものであったら、時間の無駄になるからです。

適切な回答をスムーズに得るためには、質問の内容を明確にするようにしてください。

適度に休憩を入れたり、手を抜く

一応言っておきますが、『仕事をほったらかしてサボる』という訳ではありません。

適度な休憩を入れないと、集中力が途切れて脳のパフォーマンスが低下します。

手を抜くというのも、常に100%のパフォーマンスで仕事をし続けるのは不可能なので、手を抜く所を定めて、大事な所だけ100%のパフォーマンスを引き出せるようにしましょう。

ちゃんとパフォーマンスを管理をしないと、心身を消耗して壊れてしまいますよ。

【仕事効率の改善方法】仕事のタスク管理を見直す

次に、仕事のタスク(作業内容)の管理について見直しましょう。

タスク管理は極めて重要です。これを疎かにすると、1日の作業計画も立てられませんし、タスクのやり忘れが発生する可能性もあります。

頭の中でタスク管理せず、ツールやメモに書き出して、ちゃんとTo Doを管理するようにしましょう。

ちなみに、タスク管理ツールでおすすめなのは『Trello(トレロ)』になります。

仕事の全体像を把握する

まず、今携わっているプロジェクトや業務の全体像を把握しましょう。

全体像をきちんと把握しないと、計画の練りようがありません。

最初に全体像を把握した上で、自分のやるべきこと、いつまでやるのかを知り、タスク管理ツールやカレンダーなどにやることを記しておきましょう。

全体像を把握していなければ、まずそこから始めましょう。

出社したら、何よりもまず今日の目標を設定する

出社したらメールチェックをする前に、『今日は何をする?』という目標を設定しましょう。

メモ帳でもタスク管理ツールでも構いませんので、目標は箇条書きで書いておくようにしましょう。

箇条書きにする際の注意点は、なるべく『タスクを細分化する』ことです。

大きなタスクも、1つひとつ細分化して、細かいタスクにしましょう。

そうすることで、『今日は何をする?』を把握しやすくなります。

ツールは、箇条書きにしたものを並べ替えできるものが理想的ですね。

僕は、『Trello(トレロ)』というタスク管理ツールをおすすめします(ここではTrelloの詳細は省きます)。

今日の目標を達成するための作業計画を立てる

前の項で今日のやること(タスク)を細分化して箇条書きにしました。

今度は、細分化した今日のタスクに優先順位と、作業時間の目安を設定しましょう。

例えば資料作成を1時間、打ち合わせを2時間、打ち合わせ準備を30分など。

箇条書きにした内容に作業時間の目安を設定しつつ、優先順位に合わせて入れ替えていきましょう。

この時、メールチェックや雑務などはひとつにまとめて、『1日3回チェックする』のように決めておくのが理想です。

なぜなら、メールが来る度にいちいちメールチェックをしていたら、その都度作業が中断されて効率が悪くなるからです。

1日に何十通もメールチェックをしていたら、『そりゃ作業が進まないでしょ』ってなりますよね?

そのため、1日何回かに分けて、そのときにまとめてチェックするようにしましょう。

他にも、午前中には重要なタスクを入れるようにしましょう。

これは後述しますが、午前中は集中力のゴールデンタイムと言われるほどなので、ここに適当な雑務をたくさん入れてしまうのはもったいないですね。

計画は必ず余裕を持たせる

1日の作業計画を立てる際に重要なのが、『必ず時間に余裕を持たせる』ことです。

すぐにやらなければならないタスクが急に飛び込んできたり、作業内容に変更が生じた時に、計画がキツキツですとスケジュールが破綻します。

どれぐらいの時間的余裕を持たせるかは個々によりますが、必ず時間に余裕を持たせるようにしましょう。

タスク管理はツールなどでリスト化して並べる

すでに書いていますが、タスク管理やスケジュール管理は、ツールやアプリなどでリスト化して並べるようにしましょう。

  • 今何をしているのか?
  • これから何をするのか?
  • 今どれぐらい進んでいるのか?
  • いつまでに終わらせなければいけないのか?

などを『見える化』しましょう。

頭の中だけですべてをやろうとしたら、必ず忘れたり順番を間違えたりします。

その結果、納期を間違えて大慌てすることのないよう、タスクやスケジュールはリスト化して並べて、見える化しましょう。

【仕事効率の改善方法】作業効率を高める

最後に、作業効率を高める方法を解説します。

今までは『考え方や効率よく作業するための準備』に重点を置いていました。

この項では、作業効率を高める具体的な方法を解説しますので、参考になれば幸いです。

ポモドーロ・テクニックでタイムマネジメントをする

ポモドーロ・テクニックとは、時間管理術(タイムマネジメント)のひとつです。

簡単に概要を説明すると、『短時間の集中作業をして、小休憩を挟む。これを繰り返す』だけです。

例えば、25分の集中作業→5分休憩→25分の集中作業→5分休憩→・・・と、反復的に短時間の作業と休憩を行うことで、『必要な時に高い集中力を発揮させる』ことができます。

詳しくは『ポモドーロテクニックで仕事や勉強が捗ります【集中と休憩をスイッチ】』に書いてありますので、興味がありましたら読んでみてください。

いつでも・どこでも・誰でもできるので、僕としては超おすすめの時間管理術になります。

午前中に重要なタスクをこなす

午前中は、『集中力のゴールデンタイム』と言われるほど、作業に集中できる時間帯になります。

この貴重な時間帯に、どうでもいい作業を入れてしまうのはもったいないです。

ちなみに、『午後じゃいけないの?』と疑問に思う人がいると思います。

  • 午後でも高い集中力を発揮できるのでしたら問題ありません。ですが、昼食後は眠くなりやすく、消化などで体が重く、だるく感じます。
  • 夕方になると心身に疲労が溜まってくるので、疲れでパフォーマンスが大きく低下していきます。

その点、午前中は疲れもそこまでないでしょうし、朝食の消化も落ち着いてくる時間に業務が開始します。

ちなみに睡眠不足で眠いとか疲れが取れないという人は、睡眠をしっかりとりましょう。自己管理も仕事のうちであり、プロフェッショナルの必須条件です。

ちなみに朝食で眠くなるという人は、1日2食の朝食抜きをするという手があります。

僕も5年以上1日2食の朝食抜きを実践していますが、すこぶる調子が良いのでお勧めできます。

1日2食の朝食抜きについては興味がある人は、『1日2食健康法で朝抜きがオススメな理由【仕事の集中力と寝起き改善】』を読んでいただければと思います。

夕方は単純作業や雑務をこなすのがおすすめ

夕方の業務は、単純作業や雑務、メールチェックをするのがおすすめです。

夕方になると心身の疲労が溜まっていき、集中力や思考が疎かになりやすくなります。

そのため、重要なタスクは午前中に片付けておき、夕方は単純作業や雑務をこなすのが良いですね。

計画に余裕を入れておくと、夕方あたりでタスクに余裕が出てくることもあると思います。
そういう時は、『翌日のタスクの仕込み』をするのもおすすめです。

翌日のやることがわかっていれば、先に準備をしておくことで、翌日出社した時にスムーズに作業に取り掛かることができるようになります。

こうして、『余裕を作るためのループ』という仕組みを作ってしまえば、だいぶ作業効率が上がっている証拠になりますね。自信を持ってください。

メールチェックや雑務は時間を決めて、まとめてこなす

メールが来る度にメールチェックをしていませんか?

1日1〜2通ならともかく、1日に何十通ものメールを来る度にいちいちチェックしていては、作業効率が良いとは言えません。

メールチェックや雑務は時間を決めて、『1日3回チェックする』のようにして、まとめてこなすようにしましょう。

メールチェックの時間について僕のおすすめは下記の3回になります。

  1. 勤務開始後
  2. 昼休憩後
  3. 16時

前日の夕方~夜に送られたメールは勤務開始後にチェックして、午前中に来たメールは昼休憩後にチェックして、16時までに来たメールは16時にチェックします。

16時というのは、一般的な定時退社の1〜2時間前にあたります。

このタイミングでメールチェックをする事で、翌朝の勤務開始時までに再返信されていたり、回答が返ってきたものを退社時間までに作業に反映する、といったことができます。

あくまで僕のおすすめなので、参考程度で考えていただければと思います。

慣れない業務は作業に入る前に情報収集をする

慣れない業務は、『作業に入る前に』情報収集をしましょう。

ある程度わかった状態からスタートしないと、作業を進めていく度に『あれがわからない、これがわからない』と調べたり聞いたりして、作業が進まなくなったり戻り作業が発生する恐れがあります。

『わかったフリ』をしていると、後で後悔する可能性もありますので、ある程度は理解した上で、作業を開始していきましょう。

仕事内容と仕事場周りを整理整頓する

仕事場周りを整理整頓するのは当たり前なので、ここでは説明を省きます。

ここで言う『仕事内容の整理整頓』とは、タスクを整理して、仕事の進捗を正確に知ることになります。

  • 今なんの作業が残っているのか?
  • 作業に遅れが出ていないか?
  • このまま納期に間に合うのだろうか?

などを見極めることができます。

大きなプロジェクトになるほど、だいたい途中で仕様変更や追加などで、作業量が増減・変化していきます。

日々の業務でも、急なタスクが飛び込んでくることもあると思いますので、仕事内容の整理整頓は、とても重要なマネジメントになります。

仕事内容の整理整頓の方法は、『プロジェクトの全体像に、作業計画を整理・修正した内容を反映していくこと』になります。

例えば仕様変更により納期が遅れるならそれを記載して、必要に応じて日々の作業計画に修正を入れていくことですね。

同じような作業は仕組み化して時間短縮とミスを軽減させる

日々の業務で同じような作業は『仕組み化』して、時間短縮しましょう。

仕組み化とは、手順書を作ったり、マクロを組んで自動化するなどですね。

仕組み化することで、手順に沿って作業を進めたり自動化できるので、大幅な時間短縮が見込めます。

さらに、仕組み化することによって、ミスの軽減にもつながります。

ミスをすればその分だけ時間も余分に使うことになりますので、2つの意味で時間短縮に貢献することができます。

仕組み化の例は下記になります。

  • マニュアル作成はテンプレート(型)を作っておき、その型に沿って内容を入れ込むだけにする
  • メールの文章は、ある程度は定型文として複数登録しておき、パターンに応じて使い分ける
  • エクセル管理は、マクロを組んで自動化する

などですね。
ちょっとした作業でも、毎日行うようなもの(メール返信など)は積極的に仕組み化しましょう。

1日10分かかっていたのを仕組み化して5分で済めば、それだけで1日5分の時間短縮になります。

年単位で考えればかなりの時間短縮になりますし、そのような仕組み化を複数行えば、効果は計り知れません。

日々改善を心がけていきましょう。それが後々の作業効率アップにつながります。

同じような作業はルーティン化する

『仕組み化』と似ていますが、毎日ある同じような作業は、ルーティン化するのがおすすめです。

ルーティンとは決まった手順、日課という意味を持ちます。

ルーティン化するというのは、毎日ある同じような作業(例えばメールチェック)を決まった時間に決まった手順で行う事で、思考のリソースを余計に割く事がなくなります。
その結果、作業効率が上がるだけでなく、心に余裕が生まれてきます。

ルーティン化については『朝活は『やることリスト』でルーティン化して、有意義な時間を過ごそう』にも詳しく書いていますので、興味がありましたら読んでみてください。

仕事効率が悪い人の改善方法をまとめます

長くなったので、仕事効率が悪い人の改善方法をもう一度下記にまとめますね。

仕事への取り組み方や考え方(マインド)

  • 自信を持つ
  • 完璧主義にならない
  • 失敗やリスクを恐れるなら、それをすべて書き出す習慣を身につける
  • 自分の時間を持つ、相手に時間を奪われないようにする
  • 悩みすぎない
  • 適度に休憩を入れたり、手を抜く

仕事のタスク管理を見直す

  • 仕事の全体像を把握する
  • 出社したら、何よりもまず今日の目標を設定する
  • 今日の目標を達成するための作業計画を立てる
  • 計画は必ず余裕を持たせる
  • タスク管理はツールなどでリスト化して並べる

作業効率を高める

  • ポモドーロ・テクニックでタイムマネジメントをする
  • 午前中に重要なタスクをこなす
  • メールチェックや雑務は時間を決めてまとめてこなす
  • 慣れない業務は作業に入る前に情報収集をする
  • 夕方は単純作業や雑務をこなすのがおすすめ
  • 仕事内容と仕事場周りを整理整頓する
  • 同じような作業は仕組み化して時間短縮とミスを軽減させる

この記事は、『仕事のできない、作業効率の悪い僕の改善例』をかなりまとめています。

今後も追記したり修正していくかもしれませんが、仕事効率が悪くて悩んでいる人の参考になれば幸いです。

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